3. Februar 2020

Motivation der kleinen Schritte

Praxisbeispiel

To do’s erledigen – für den einen eine Belastung, wenn er nur an die lange Liste denkt, für den anderen ein motivierendes Element, das mit jedem Erledigt-Häkchen noch verstärkt wird. Doch warum ist das so? Wieso entscheiden oft ganz kleine Details darüber, ob wir Aufgaben zielgerichtet und effektiv erledigen, oder prokrastinieren (aufschieben) und nicht weiterkommen? 

In meiner Arbeit zeigen sich mir komplexe Arbeitsabläufe und Strukturen in Unternehmen, die nicht optimal geregelt sind und den aktuellen Erfolg einschränken. Die Sorge auf Arbeitgeberseite ist oft: Große Umstrukturierungen sind zeitaufwändig und kosten Geld. Doch wenn ich in Gesprächen erkunde, an welchen Stellen die Abläufe haken, stellt sich schnell heraus, dass schon kleinste Drehschrauben zu einer großen Veränderung führen können. Nicht selten erfordert es einfach einen frischen Blick auf die Prozesse und ein „out-ofthebox“-Denken, um den Erfolg langfristig zu sichern, wie unser aktuelles Beispiel aus meiner Praxis zeigt. 

 

Kunde: Steuerberaterkanzlei Welsch aus Nideggen  

„Wie die persönliche Motivation über wirtschaftliche Effizienz siegt“   

Das “Projekt Neustart” der Steuerberaterkanzlei Welsch in Nideggen startet mit der Idee die Mandantenbetreuung mehr in die fachliche und terminliche Selbstorganisation der fähigen Sachbearbeiterinnen zu geben. Zudem ist Sascha Welsch als Steuerberater klar, dass auch sein Führungsstil einen Refresh brauchen kann. 

Wir machen uns also an die Themenfelder und konzipieren eine Beratungsarchitektur für sechs Tage. Es wird priorisiert, strukturiert, ausgetauscht, abgestimmt, Infos gesammelt und neu strukturiert. Ein tolles Team mit dem klaren “Ja!” für den Neustart formiert sich im Laufe der ersten Treffen. Anfängliche Skepsis wandelt sich in konstruktives Klären und angemessenes „Entrümpeln“ für neue Wege! Ein Effekt, den ich als Motivation der kleinen Schritte benenne. 

“Mein Erfolgserlebnis geht im aktuellen Prozess unter”

Ein Prozesselement gab Anlass zur Verwunderung: Die Überprüfung von Steuerbescheiden! Super optimiert und ein durchdachter, zeitlich sehr effizient gelöster Prozess wurde vorgetragen. Die Assistenz prüft die vom Finanzamt geprüften Bescheide auf positive oder zu korrigierende. Positive Bescheide gehen direkt durch das Sekretariat an den Mandanten. Kein Blick des Sachbearbeiters mehr nötig! Zu beanstandende Bescheide gehen an die Sachbearbeiter zur Überarbeitung. Der wirtschaftliche Vorteil lag klar auf der Hand: Der Prozess war konkret, effizient und für alle anderen Stellen entlastend gestaltet. Wirtschaftliche Effizienz par excellence! „Kein Grund zu meckern“ dachte ich mir – doch dann wurde den engagierten Fachkräften zunehmend bewußt: „Ich würde mich freuen, auch „meine“ positiven Bescheide zu prüfen! Das Gefühl, alles korrekt beäugt und fachlich optimal abgebildet zu haben, tut mir gut. Leider bekomme ich immer nur die Beanstandungen zu sehen – mein Erfolgserlebnis geht im aktuellen Prozess unter, ich sehe nur die zu korrigierenden Rückläufer.“  

Das Problem liegt auf der Hand: Die kleinen Krönchen der positiven Bescheide gingen ohne emotionalen Triumpf in die Versenkung des optimierten Prozesses unter. Dies wirkt sich auf die Arbeitsmotivation aus. Und es warf die Frage auf, wenn wirtschaftlich effiziente Prozesse zulasten der Motivation gehensind sie auf lange Sicht überhaupt sinnvoll? 

Intrinsische Motivation VOR wirtschaftlicher Effizienz 

Alle waren sich einig: intrinsische Motivation steht wirtschaftlicher Effizienz vor! Das bedeutet, jeder einzelne Mitarbeiter sollte die Möglichkeit erhalten, aus sich heraus eine Motivation für seine Aufgaben zu entwickeln. Wichtigste Voraussetzungen hierfür sind, dass die Tätigkeiten den Mitarbeiter interessieren, fordern und sinnvoll erscheinen. Genau damit wird die Basis für einen langfristigen auch wirtschaftlichen Erfolg gelegt.  

Der Ansatz wurde vom Geschäftsführer gerne angenommen und so hat er den kurzen, wirtschaftlich sehr effizienten Prüfungsprozess bewusst in eine längere Prozessschleife überführt, um die Motivation dorthin zu lenken, wo sie entstand:  Jeder Mitarbeiter kommt in den Genuss seineeigenen ErfolgesEine Umstellung, die sich sehr lohnt, denn er investiert in das Kapital „Mensch“, die wichtigste Grundlage jedes Unternehmens.  

 

Sie sind neugierig geworden auf unserer Arbeit? Dann zögern Sie nicht und schreiben uns an über ahoi@ideen-meuterei.de oder lassen Sie uns telefonieren: 02235 170949-0. 

Gemeinsam mit Ihnen begeben wir uns auf die spannende Erkundung der tiefsten Strukturen Ihres Unternehmens und inspirieren Sie zu nachhaltigen Veränderungen. Strategisch und operativ. Klar, dialogorientiert und methodisch fundiert! 

Erfahren Sie hier mehr über unsere Einstiegs– und Trainingsformate. 

 

Ahoi! 

#ideenmeuterei, #effizienz istnichtgleichwirtschaftlich