Präsident Eisenhower nutzte diese Methode, um seine Aufgaben angemessen zu priorisieren. Anstatt sich von zu vielen Aufgaben in Stress versetzen zu lassen, prüfte er die Priorisierung über 2 Kernfragen: Wie wichtig ist die Aufgabe? Wie dringend ist die Aufgabe?
Die Methode ist schnell und unkompliziert jederzeit umsetzbar. Sie entstresst und strukturiert eine volle To-do-Liste in A, B, C und D-Aufgaben.
Anwendung
Notieren Sie Ihre Aufgaben in Stichworten auf Papierzettel – jede Aufgabe auf einen eigenen Zettel.
Nun zeichnen Sie sich eine Matrix nach oben gezeigter Vorlage und dann stellen Sie sich – wie Eisenhower seiner Zeit – die zwei Kernfragen:
“Wie wichtig ist die Aufgabe?”
“Wie dringend ist die Aufgabe?”
Im nächsten Schritt prüfen Sie, ob Sie diese Aufgabe selbst erledigen müssen oder ob Sie es delegieren können – oder ob es nicht doch so unwichtig ist, dass es sich erledigt haben darf!
Jeden Zettel für sich – Schritt für Schritt.
Anfangs erscheint Ihnen jede Aufgabe wichtig und dringlich, doch mit der Zeit finden Sie sich ein und sie werden routinierter.
Mit etwas Übung finden Sie einen klaren Unterschied zwischen wichtigen und dringenden Themen. Denn nicht alles, was wirklich wichtig ist, steht heute in Ihrem Terminkalender.
Hier ein paar praktische Beispiele aus einer Unternehmer-To-do-Liste:
Einspruch Umsatzsteuer – Fristende Dienstag
Wie wichtig ist die Aufgabe? sehr wichtig
Wie dringend ist die Aufgabe? sehr dringend = A-Priorität
Terminierung Konzeption Pilotprojekt Quartal 3
Wie wichtig ist die Aufgabe? wichtig
Wie dringend ist die Aufgabe? noch Luft, aber… = B-Priorität
Design-Türstopperkaufen
Wie wichtig ist die Aufgabe? nicht wichtig,
Wie dringend ist die Aufgabe? nicht dringend, aber hilfreich = C-Priorität
Dauerauftrag Hundesitter einrichten
Wie wichtig ist die Aufgabe? unwichtig
Wie dringend ist die Aufgabe? nicht dringend, privat = D-Priorität
Ein Tipp: B-Aufgaben werden ohne Terminierung automatisch irgendwann zu A-Aufgaben!
Nehmen Sie also den Rat aus unserem Newsletter ernst: Take your time but fix a deadline!
Nach der hier vorgestellten Priorisierung ist terminieren eine lohnenswerte Art sich zu organisieren, um mittelfristig Stress zu vermeiden!
Weitere Methoden folgen…